Cómo llevar el control de tus clientes de entrenamiento personal sin una hoja de cálculo

Casi todos los consejos sobre esto empiezan enumerando todo lo que podrías registrar, y así es como uno acaba con una hoja de cálculo de catorce columnas que abandona el segundo mes. Empieza por el otro extremo. Estos son los registros que de verdad cambian lo que haces:

• Quién es el cliente. Su objetivo, sus lesiones, cuándo empezó. Olvidarás la lesión antes que el nombre.
• Qué hizo. Basta con una línea por ejercicio: series, repeticiones, carga.
• Qué ha pagado y por qué periodo. No un total acumulado. Un periodo, y si está saldado.
• Cuándo termina su plan. La fecha que más cara sale olvidar.
• Cuándo viene la próxima vez.
• Cuánto hace que entrenó por última vez. No cuándo reservó por última vez. Cuándo entrenó de verdad.

Nada más se gana su sitio. Las medidas corporales, las puntuaciones de adherencia, los índices de disposición y demás están bien si de verdad los usas, y son puro trabajo de más si no. Sé sincero sobre cuáles.

Se suele describir como un problema de volumen, como si hubiera un número de clientes a partir del cual te pasas al software. No es eso lo que ocurre.

Lo que cambia es cuántas fechas llevas encima, y eso crece más deprisa que tu lista de clientes, porque cada cliente trae su propia renovación, su propio patrón de reservas y su propio ciclo de pagos.

Los fallos concretos, más o menos en el orden en que llegan:

• Estás de pie. Las hojas de cálculo son un suplicio en el móvil, así que te dices que lo rellenarás luego, y luego es donde mueren los registros.
• Tu cliente no puede verla. El historial solo te sirve a ti, y eso desperdicia la mayor parte de su valor. Quien más necesita ver que ahora hace una sentadilla que en febrero no podía hacer es tu cliente.
• Nada vigila las fechas. Una renovación solo se ve si vas a mirarla, y miras cuando te acuerdas, que es después de que venza.
• El estado de los pagos vive en dos sitios: la hoja y tu memoria. Cuando no coinciden sueles fiarte del equivocado, y acabas preguntándole a un cliente algo que ya deberías saber.
• La ausencia es invisible. Una hoja de cálculo te enseña filas, no huecos. Nadie ha abierto nunca una y se ha encontrado con que le avisaba de que Marta lleva tres semanas sin venir.

Este es todo el truco. Cualquier sistema que dependa de que reconstruyas cuatro sesiones de memoria a las nueve de la noche acabará abandonado, normalmente en las dos semanas siguientes a montarlo.

Lo que hay que registrar es poco vistoso: el ejercicio, las series, las repeticiones, la carga. Basta para responder la única pregunta que le haces a un registro en mitad de una sesión, que es qué hizo la última vez. Cualquier cosa más larga compite con el entrenamiento por tu atención, y el entrenamiento debe ganar.

El registro tiene un segundo propósito que es fácil de infravalorar. Tú recuerdas que tus clientes se hacen más fuertes. Ellos no.

El progreso es evidente desde fuera y casi invisible desde dentro, y alguien que lleva ocho semanas suele sentir que no pasa nada. Enseñarle febrero junto a septiembre es lo más convincente que puedes hacer, y solo funciona si febrero existe en algún sitio donde pueda verlo.

Se confunden constantemente, y eso lleva a muchos entrenadores a comprar mucho más software del que necesitan. Cobrar significa mover dinero: procesar tarjetas, un proveedor, comisiones. Controlar los pagos significa saber quién ha pagado qué y cuándo toca el siguiente.

La mayoría de los entrenadores cobran por transferencia o en efectivo, funciona y no les cuesta nada. Si es tu caso, ten cuidado de no contratar un procesador de pagos para arreglar un problema de contabilidad. Pagarás un porcentaje de cada sesión por el privilegio.

Un registro de pago necesita cuatro campos y ninguno más:

• En qué plan está el cliente.
• Qué periodo cubre.
• Si ese periodo está saldado.
• Cuándo se pagó.

Un apunte sobre el lenguaje, porque cambia cómo va la conversación. Un cliente te debe los periodos en los que de verdad entrenó. Un plan que se ha terminado ha caducado; no es un impago. Tratar las dos cosas igual te hace sonar como un departamento de cobros ante alguien que simplemente todavía no ha renovado.

Una renovación es una fecha, y las fechas son justo lo que peor lleva una persona ocupada. No se anuncia sola, y el cliente no la mencionará, en parte porque la mayoría tampoco sabe cuándo termina su plan.

Un margen funciona mejor que un recordatorio. Siete días bastan para tener la conversación en persona en su próxima sesión, que es un sitio mucho mejor para ella que un mensaje.

Un mes que se escapa sin que te des cuenta no es un ingreso aplazado. Está perdido. No puedes facturarle a nadie en octubre un entrenamiento que no hizo en septiembre.

La secuencia es lo bastante constante como para planificar en torno a ella: un cambio de cita, luego un hueco con un motivo, luego un hueco más largo con un motivo más vago, y luego nada. En ningún momento nadie te dice que lo ha dejado. Cuando ya es evidente, el hábito se ha perdido, y recuperarlo cuesta mucho más de lo que costaba mantenerlo.

Tu calendario muestra lo que está reservado. No tiene forma de enseñarte quién no está en él.

Por eso pilla desprevenidos a buenos entrenadores. Ves un hueco libre en tu día, que parece un problema de agenda, en lugar de una persona que falta, que es lo que es.

Así que conviértelo en una regla en vez de una sensación. Elige un número de días y compruébalo cada semana. Dos semanas funcionan bien para alguien que entrena dos veces por semana, porque son dos semanas perdidas y no una mala: lo bastante largo para ser una señal y lo bastante corto para poder recuperarlo.

Cuando le escribas, que sea sobre su entrenamiento y no sobre su asistencia. Algo concreto de su última sesión funciona. Un mensaje que suena a reclamación no, y le obliga a disculparse contigo, que es una forma casi segura de no recibir respuesta.

Algunos no volverán, y no pasa nada. Lo valioso es enterarte en la segunda semana y no en el tercer mes, mientras aún tienes tiempo de llenar ese hueco.

Si quieres las cinco señales de alarma y qué mensaje enviar en cada caso, lee cómo no perder clientes de entrenamiento personal.

Tratarlas igual causa la mayor parte de los problemas. Cuando comparten semana aparecen tres:

• Te reservas dos cosas a la vez.
• No puedes ver quién se ha apuntado a una clase sin repasar los mensajes.
• Tus clientes no saben qué hay a menos que se lo digas a cada uno por separado.

El tercero es el que más cuesta sin que se note. Una clase con cuatro plazas vacías suele ser una clase de la que nadie sabía nada.

Lo que ayuda no tiene nada de especial. Un solo calendario con las dos cosas, el aforo visible en la propia clase y clientes que pueden ver qué hay disponible y apuntarse sin pasar por ti.

Si entrenas a seis personas, todas con el mismo tipo de plan y todas pagan a principio de mes, una app de notas y un calendario te servirán bien. La estructura que no necesitas es una cosa más que mantener.

Cuando mires, hay cuatro cosas que conviene comprobar:

• Que funcione bien en el móvil, porque es donde estás cuando la información existe.
• Que tus clientes tengan su propia vista, para que el historial rinda el doble.
• Que controle el estado de los pagos sin empeñarse en procesarlos y quedarse una comisión.
• Que te diga algo que no sabías.

Un software que solo guarda lo que escribes en él es una hoja de cálculo con las esquinas redondeadas.

Esa es la prueba de verdad. El motivo para pagar por algo es que vigile las fechas que tú no puedes vigilar, y que te ponga delante los tres nombres adecuados un lunes.